Si, este es el final de una larga temporada. Pero llegó y tiene el ultimo eslabón de esta gran idea, armar un festival de cine.
Para poder hacer este festival debemos tener en claro como organizar los recursos materiales y económicos.
Tener un presupuesto ordenado y accesible es fundamental. A veces la gestión económica es algo que dejamos de lado porque nos parece complicada pero para organizar un evento de estas características es importante que las personas que sean responsables de equipos o departamentos tengan acceso y control a la información presupuestaria. Para conocer los límites y las condiciones.
Lo habitual es que la persona dedicada a la administración se encargue de coordinar que el presupuesto esté lo más detallado posible.
Debemos tener claros los conceptos, normalmente incluyendo los impuestos, y hacer una valoración ideal confirmando luego las cantidades reales. Eso permite controlar desviaciones del presupuesto.
Otro punto importante es el retorno social y su relación con la comunicación.
Es fundamental entender que el festival es un dispositivo que genera retorno social, que no genera determinadas relaciones sociales, que existe un determinado contexto político, económico y social.
Por ejemplo, hacemos un festival que está subsidiado con recursos públicos pero organizado por una entidad privada o una ONG. ¿Qué responsabilidad tiene el festival con respecto a las actividades que organice y en relación al dinero público? Todas.
Pero si, nuestro festival es para una minoría (social, cultural, la que sea), quizás el evento en sí mismo no pueda responder a esas cuestiones, pero sí la documentación.
La documentación de un evento audiovisual, suele ser una de las herramientas más poderosas para garantizar la accesibilidad posterior a parte de lo sucedido en nuestro evento. Piensen la documentación como un sistema de promoción, y como un sistema de evaluación o incluso de ampliación accesible de lo sucedido en el Festival.
Si, por ejemplo, nuestro pequeño festival dedicado a cortometrajes documentales sobre ecología esté ligado a un grupo de investigación de la Universidad X que pueda escribir varias reseñas periodísticas sobre lo sucedido, la documentación ya no será simplemente un dispositivo de promoción, sino también un espacio para divulgar con otro tono lo sucedido en este evento.
Nosotrxs conocemos este mecanismo como prensa, pero no todxs pueden pagarla, entonces hay que mirar mas allá.
Consejos
Hacer un festival no es, si leíste las 3 partes, fácil. Se ponen en juego muchas voluntades y mucho esfuerzo. Muchos cuerpos, sobre todo, muchas subjetividades.
Idealmente hay que concebir el festival como un lugar para compartir. Y por otro lado, tener bien clara la connotación política en el hecho de querer hacer de un festival un lugar habitable. Y no siempre tiene que ver con recursos.
Dedicación, tiempo y recursos. Tres palabras que definen todo.
Siempre habrá preguntas como: ¿puedo hacer una prueba de proyección? ¿necesitamos pedir algún permiso para usar este lugar? ¿hay que contratar personal extra para determinado día? ¿dónde guardamos el material que proyectamos? ¿qué otras alternativas tenemos? ¿estará cómodo el publico?
Y así sucesivamente... En ocasiones, dar respuesta a una pregunta nos lleva a otra nueva. Y es responsabilidad de quien produce un festival tratar de rastrear todas las cuestiones sobre las que pueda intervenirse para que todo fluya lo mejor posible.
Siempre es bueno tener a mano:
* el acuerdo económico al que se haya llegado, detallando formas de facturación, plazos de pago, etc.
* Información cerrada sobre desplazamientos desde el lugar de origen hasta donde se celebra la actividad, así como sobre los desplazamientos internos (¿los realiza un runner? ¿cómo se llama? Si cogen taxi, ¿pueden pasar el ticket para que le reintegren la plata?).
* Información sobre los lugares donde se desarrolla el festival y los horarios.
* Teléfonos de contacto.
* Lugares donde almorzar o cenar, ya sean oficiales del festival o sugeridos por la organización.
* Cualquier otra información que consideremos relevante.
Este documento suele ser elaborado durante un tiempo y enviado con un antelación, una vez toda la información está confirmada.
Evaluación y autocrítica
Evaluar es fundamental en cualquier proceso de producción. En ocasiones, pudiera parecer que es complicado objetivar ciertas cuestiones, pero para eso es bueno hacer evaluaciones cuantitativas y cualitativas.
Un modelo sencillo es realizar una encuesta de satisfacción al público. Es cierto que abrir este tipo de canales nunca va a proporcionarnos una mirada completa, pero sí puede servir para darnos pistas de hacer un mejor evento.
Otra herramienta son las evaluaciones personales. En ocasiones, un incidente de producción no es visto ni vivido de la misma forma por parte de quien está implicado que de quien no lo está. Combinar ambas visiones suele dar una perspectiva completa de por qué ha sucedido algo, ya fuera un error o un acierto. Este tipo de evaluaciones es importante que se hagan recién terminado el festival y que tengan una serie de pautas, tales como hacer una breve cronología o responder a una serie de preguntas. Suele suponer un esfuerzo extra, pero si está incluido como parte del trabajo, suelen dar muy buenos resultados.
Implantar un espíritu de autocrítica y de escucha activa es fundamental para que el festival crezca y mejore. No sirve de nada ser fan de nuestra propia actividad. Debemos saber reconocer los errores o también oír las críticas en caso de que algo haya sido un accidente o simplemente un imprevisto. Generalmente no hay errores individuales, casi todo en la producción de un festival responde a lo colectivo.
Espero este pantallazo les sirva. Creo que si van a tomar iniciativa pueden hacerlo segurxs y con muchos recordatorios en estos posteos.
Pueden volver a leerlo cuando quieran y aquí estaré para ayudarles, si lo necesitan.
Espero armen festivales, seguro enviemos películas para su programación ♥
Foto de Krists Luhaers en Unsplash
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